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事业单位考试:公文写作(十三)之 函、会议纪要的撰写

2013-12-05   来源:半月谈教育    编辑:平小丽

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一、函

函是公文中唯一的平行文,行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

1.函的特点和结构

(1)函的特点。函属于不相隶属机关之间相互往来的正式公文,其主要特点是:第一,不受作者职权范围与级别高低的制约,也不受内容繁简轻重的严格限制,灵活简便。内容也较单纯,一般一函一事。第二,由于函灵活简便,可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别层次的机关,所以在公文中函的使用频率高。第三,公函是正式公文的一种,具有法定的效用,无论是商洽公务、询问与答复问题、向有关部门请求批准,都代表着法定作者的意志与权威,传达了发文机关的决策与意图,对受文者的行为有强制性影响。

(2)函的结构。第一,标题。发文机关,事由与文种(函或复函)。第二,主送机关。第三,正文。要写明制发的根据或理由、商洽或询问(答复)及请求批准的具体事项。结尾表达行文目的、行文要求或致意的公文用语,如“特此函告”、“请即函复”等。第四,制发机关与成文日期。

2.撰写要求

(1)行文郑重。撰写公函,必须使用正式公函用纸,具备正式公文的规范格式,拟定标题,编制发文字号,结构要完整,用语要准确,体现出正式公文的严肃性、完整性。

(2)以简要文字,将需要商洽、询问、答复、申请、知照的事项明确、具体地交代清楚。

(3)用语谦和,讲究礼节。函,应用于平行或其他不相隶属机关之间相互协商、配合与互通信息。因此,用语要讲究礼节,语气应委婉得体,必要时还要使用尊称与致意性词语,忌用命令性、告诫性的词语,目的在于创造机关之间的和谐、友好、协作的氛围。

3.各类函的撰写要点

(1)商洽公务的函。发函。应在正文中写明制发函的根据或理由,即为什么发函,而后陈述需要商洽的具体事项,要求观点明确,意见具体,词语得体、清楚,方便对方理解与答复,结尾处可以提出予以复函或予以尽快办理的具体要求。

复函。应针对来函的要求给予确切答复。明确表明是否同意的意见并说明理由或提出具体的处理办法。要求用语准确、简要,以“此复”或“特此函意”结尾。

(2)询问和答复问题的函。询问问题的函,要求内容集中,只询问一个问题,以方便对方尽快答复。所询问的问题应是无据可查,确属本机关难以解决(回答)的问题,而不要不经认真调查或思考,随意向对方提出问题,徒增对方负担;复函,则应有问有答,针对所提问题及时予以明确回复。

(3)请求批准的函。用于向不相隶属的主管机关请求批准有关经费、人员调配、税收、营业执照、招生、专业增减、物资调拨等有关事项。撰写这种函,要求理由充分,请求批准的事项明确、具体、合理,一文一事,用语简明得体,在结尾处除表明行文目的外还可使用一些致意性词语,态度诚恳、尊重,力求征得对方的支持。

二、会议纪要

行政公文和党的机关公文,都以会议纪要为主要公文文种。最新颁布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定,会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。《中国共产党机关公文处理条例》规定,会议纪要:用于记载会议主要精神和议定事项。

1.特点与结构

(1)会议纪要的特点。会议纪要是会议文件的一种,机关用以传达贯彻会议主要精神与议定事项,同时用以检查会议议定事项的执行情况。它的主要特点是:第一,会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的报道,一般制成于会议后期或会议结束之后,用于反映会议情况与传达贯彻会议的议定事情。第二,纪要中所记载与传达的会议议定事项,反映了主持单位和与会单位的共同意志与法定的权威性,因此对于有关的与会单位或下属单位具有约束力,如认为必要,有权要求受文单位遵守和执行。第三,纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求,因此它具有知照、规定、协议、指导多种性质,有汇报、交流会议信息、介绍经验、指导工作及约束执行的效用。

(2)会议纪要的结构。第一,标题。会议名称与文种(纪要)。第二,成文日期。一般用圆括号写在标题正下方。第三,正文。用于概括反映会议基本情况,会议讨论与决定事项及会议的希望、号召。会议纪要的正文表述:首先是会议基本情况。一般应写明会议的根据、目的、会议名称、时间、地点、与会范围(人员)、议题、会议成果等。可用归纳法叙述,也可分设若干条款,分条叙述。专题性会议一般宜用归纳法叙述,比较具体地写明上述内容。一般例行办公会议多采用分条列项,写明会议时间、地点、主持人、参加人即可。交流经验、交换意见的座谈会,可介绍与会者的姓名、身份会议议题等。其次是会议讨论、决定的问题。一般先要写对于会议讨论事项的分析评价,如重要意义、成绩、缺点,然后写今后工作的指导原则与具体安排或对有关事项的处理决定。对于这一部分内容的表述,如属专题性重要会议,可按会议讨论与议定事项内容的逻辑关系,归纳概括成若干层次,每个层次用序数或小标题表示:如属座谈会纪要,可在分列若干问题之后,再按发言的顺序分别表述:属于例会,可以按会议讨论的顺序逐项叙述。再次,写会议的希望、要求或号召。

2.撰写要求

(1)以实事求是的态度真实准确地反映会议的各项内容。对与会者的发言与议定事项可归纳概括、提炼或作出必要的删节,但绝不要按主观意图,随意增添内容,甚至加以歪曲或篡改。对于会后工作的安排,包括责任分工、时限要求务求准确、具体,以利传达贯彻与督促检查。对于会议中出现的重大分歧,应如实记载反映。为了保证纪要的真实性与准确性,纪要写成后应提请会议主持人审核与签发,重要会议的纪要,应经与会者讨论认可。

(2)突出重点,简明精炼。应根据会议性质确定纪要的重点,对于重点部分应作详尽的阐述。对于会议内容应加强分析与归纳概括,以便做到深入浅出,重点明确,语言简明。如对于会议中产生的各种观点,应加以集中与分析鉴别,作出理论上的概括,使纪要具有说理性;对会议中反映出的各情况,也应认真进行分析,从中提炼出最典型、最有说服力的事例与数据并作概括说明;对于会议的过程与情节也应概括介绍,舍弃繁琐的细枝末节。

(3) 层次分明,条理清楚。纪要的各个层次除可用分标题、序数表示外,还可使用“会议决定”、“会议同意”、“会议听取了……并经讨论决定……”等惯用词语表示。

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