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事业单位考试:公文写作(五)之公文的格式与稿本

2013-12-04   来源:半月谈教育    编辑:平小丽

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1.公文格式规范化的含义及作用

公文的格式,指公文的数据构成与对各数据项目的编制。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点。公文格式规范化,就是将公文按照一定的目的、用途、要求以及规定的文字表述方法统一设计文件,使公文实现标准化,公文格式化的作用体现在以下两个方面:一是有利于信息传递和文件管理;二是有利于提高机关工作效率和质量,要提高机关工作效率和工作质量,就要搞办公自动化,采用现代化计算机技术和自动化办公设备,摘办公自动化,首要解决的问题是要有相应的标准,只有标准化,才能加速信息交流,实现信息资源共享,提高工作效率,从而提高经济效益和社会效益。所有公文必须具备指定的基本数据项目:发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期。除此,还具有可供选择使用的数据项目,选择项目可根据需要决定取舍;第二,对公文各数据项目的编排必须遵循国家的有关规定;第三,在确保公文结构完整的同时,相同文种的公文,其数据构成应保持大体一致。

(1)文头。在印刷本上,文头位于公文首页上端,约占图文区面积的1/3,以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色,但也可根据需要用其他颜色)印制,居中排一行。联合行文的公文,一个作者占一行,主办单位排列在前。

(2)发文机关。用于表明公文的责任者,展示公文的法定权威性。标识发文机关有两种形式:一是由发文机关的全称规范化简称加“文件”二字构成。这种形式又称版头、文头,采用大号黑变体字或初号宋体字在公文首页上端套红标识。一是于公文落款处标明发文机关的全称或规范化简称,以领导人名义制发的公文,须标明领导人职务。这种形式又称署名。

几个机关联合行文时,应将主办机关排列在前。

(3)标题。指标明某一公文主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成。标题用于揭示公文主要内容与行文目的,便于对公文的阅读与处理。因此,要求准确、简明。标题中除法规、规章的名称加注书名号外,一般不用标点符号。引用被转发公文的标题时,如果该公文不是法规、规章,也不应加书名号。公文标题的位置在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行届中排布,要做到词义完整,排列对称,间距恰当。

(4)正文,用于阐述公文内容,表达发文意图,使受文者对公文所表达的信息获得具体、明确认识。正文,是公文的主体部分,一般要求“一文一事”,一般在主送机关以下,成文日期之上。正文常用3号仿宋体印制。

(5)印章或签署。印章,指作为机关权力象征的图章。签署,指签发公文的领导人在公文正本的落款处签注姓名(或代以签名章)。在公文上盖印或签署,用以证实公文,除会议纪要外,均需加盖印章。联合上报的非法规性公文,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关均应加盖印章。盖印,应端正、清晰,做到上不压正文,下要骑年盖月。签署位于正本的末页,先排出机关名称、签署者职务,后空两格后请领导者签注姓名。

(6)成文日期。指形成公文的确切日期。用于表明公文开始发挥效用的时间。确定成文日期以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。标注成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日。

2.公文制发者根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的需要而特别填制的项目

(1)发文字号。由机关代字、发文年号、发文顺序号组成。成文年号位于中间,以六角括号括入。发文字号,又称发文编号,用于为检索和引用公文提供指性代号。如国务院2005年第一件发文即标作:“国发〔2005〕1号”。联合行文时,只标注主办单位的发文字号。在印制本上,发文字号位于公文首页文头以下,居中;如有签发人时,应居左,两者排一行 。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条细实线。

(2)签发人。指示发文字号右侧标注签发公文的领导人姓名,用于上行文。其作用在于表明机关发文的具体责任者,督导各级领导者认真履行职责,提高公文质量,并为直接联系与查询有关事宜提供方便。常用与发文字号相同的字体字号印制。

(3)主送机关。即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称。于标题之下靠左顶格标注,结尾用冒号。其作用在于表明公文的空间效力范围,明确对公文负法定办理或答复责任的机关。如主送机关不是一个时,应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列,同性质或同级的机关名称之间用顿号,不同性质或不同级别的机关之间用逗号。常用3号或4号仿宋体字印刷。

(4)附件。指在正文左下方作出的附件标注,用以注明附件的序号、标题,适用于具有附件的公文。在正文下空1行左空2个字的位置标出“附:”字样,再分别标出附件序号(只有一件时不标)、标题、份数,每件一行,字体字号与正文相同。

(5)附注。指对公文中某些内容或有关事项的注解与说明,其作用在于简化公文正义,便于阅读与理解。标注于主题词上方。

(6)主题词。是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组,用于为按主题检索公文提供检索标识,为以现代信息处理手段处理和管理公文奠定基础。上报的公文,应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词的个数一般不受限制,但不宜多(最多不超过五个),其前后排列顺序也不受限制。位于公文末页附注之下,排一行,顶格标注“主题词”字样,空一格填主题词,词间空一格,不加标点。常与正文字号相同,但用黑体字印刷。

(7)抄送机关。指收受公文需了解公文内容而不需承担主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称,标注抄送机关的目的在于明确公文的发送范围,使有关机关了解公文的内容,以便在必要时给予配合。

位于主题词以下,所占区域用两条与图文区宽度相等长度的平行细线作为界线,形成“抄送栏”。左空1个字的位置,标出“抄送:”字样,如有抄报,则先标出“抄报:”,在下一行的同等位置再标“抄送:”。然后,按机关性质、级别和有关规定或惯例依次排列抄报或抄送机关名称,中间用顿号或逗号隔开。如果抄送机关一行写不下,另起一行时应与第一行的抄送机关平行,抄送机关用与正文相同的字体字号的文字印刷。

(8)印发说明。又称版记,用于标识公文印发部门名称,印发日期与印发数量等。其目的在于明确公文印制质量、时间的责任归属并便于受文者与公文印发部门直接联系。

位于抄送栏以下公文末页最下端,在图文区与下自边(地脚)交界处划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线,形成“印发说明栏”。在栏中左边标注承印这份公文的部门,一般是“……(印发机关名称)办公厅(室)”,右边标注“某年某月某日印发”,用与正文相同的字体字号的文字印刷,印发日期一般写送往印刷厂(文印室)的日期。在印发说明栏底线下的右侧,用小于正文字号的5号或小5号仿宋体印上“共印XX份”。

(9)份号。指对依据同一文稿印制的若干份分文顺次编制的顺序代码。适用于机密、绝密公文。 (10)保密等级。即表明公文保密等级的标号。于公文上方分别用汉字标明“绝密”、“机密”、“秘密”,必要时还应注明保密期限(如“机密食5年”)。公文如需标识密级,顶格标识在版心(文头)左上角(《公文格式》规定标识在右上角,而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号,因此下行文、平行文此处不宜再标识密级等)份号之下一行位置,两字之间空1字。用于表明公文内容涉及国家秘密的程度与区别于平件的处理要求,以确保秘密公文的安全。

(11)紧急程度。即表明对公文送达和办理时限要求的标识符号。适用于“特急”、“急”公文。在印制本上,紧急程度位于保密等级的下一行,字体字号与保密等级相同。

(12)注释。指对标题的注解或说明,用于注明法规、规章或其他经会议讨论通过公文产生的法定程序与时间。一般用圆括号标注于标题上方。常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

3.数据项目的编制

公文用纸幅面尺寸与区域划分。公文用纸幅面尺寸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米),左侧装订,张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文用纸划分为图文区与白边区。

文字符号的书写与排版。公文的文字符号从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯、排版。在民族自治地方,可并用汉字和通用的少数民族文字。

主要数据编排的次序为:发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(标记)、署名、印章(签署)、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。

二、公文的稿本

在公文形成过程中,将有各种文稿、文本产生,它们在内容、外观形式以及效用方面均有很大区别。

1.草稿。公文的原始文稿,包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草稿、修改稿等多种形式、是草拟成文的未定稿均供讨论、征求意见和修改审核使用,不具备正式公文的效用。

草稿的外观特点是没有生效标志(如签发、用印等);文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记。标记大都位于标题下方或右侧加括号。

2.定稿。又称原稿,是已经履行法定生效程序的最后完成稿,即业经机关领导人审核并签发,正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用,是制作公文正本的标准依据。

3.正本。根据定稿印制是供受文者使用的具有法定效用的正式文本,格式规范并具备各种生效标志。

4.副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查,知照使用。与正本在内容上并无区别,只是作用不同。

5.试行本。法规文件正本的一种特殊形式,在试验推行期间具有法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下。试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记,一般是在文种后用括号注明“试行”字样。

6.暂行本。法规文件正本的一种特殊形式,在暂行实行期间具有法定效用。这类公文在标题的文种前有—“暂行”两字,如《×市鼓励外商在××工业开发区投资若干政策暂行规定》。

7.修订本。对已经发布生效的文件,在实行一定时期以后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。修订本的外形特征除与其他正本相同之外,需要作出稿本标记,可在标题结尾处标作“(修订本)”,也可在标题下做题注,在圆括号内注明“某年某月修订”。

8.不同文字稿本。同一公文在形成过程中,需要两种或两种以上文字撰制时,不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。

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